home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 023a / auto10.zip / AUTO.DOC next >
Text File  |  1991-10-24  |  24KB  |  546 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                    AUTO-MATE
  7.  
  8.               (C) Copyright 1991 by John Ray, All rights reserved.
  9.  
  10.                                   USER'S GUIDE
  11.  
  12.                                 TABLE OF CONTENTS:
  13.  
  14.          INTRODUCTION..............................................  2
  15.          THE MAIN MENU ............................................  3
  16.            CREATING A NEW DATA FILE................................  3
  17.          THE SETUP MENU............................................  4
  18.            DEFINING CATEGORIES.....................................  4
  19.            MAINTENANCE SCHEDULE SETUP..............................  5
  20.            NEXT MAINTENANCE SETUP..................................  5
  21.            EDITING VEHICLE INFORMATION.............................  5
  22.  
  23.            GENERAL SETUP...........................................  5
  24.              SETTING UNIT OF MEASURE FOR ODOMETER..................  6
  25.              SETTING UNIT OF MEASURE FOR FUEL......................  6
  26.              SETTING MAINTENANCE WARNING ALARM.....................  6
  27.  
  28.          THE EDIT/ADD/VIEW MENU....................................  6
  29.            ENTERING NEW DATA.......................................  6
  30.            VIEWING DATA............................................  7
  31.            EDITING DATA............................................  7
  32.            DELETING DATA...........................................  8
  33.  
  34.          THE CALCULATE MENU........................................  8
  35.            CALCULATING TOTAL COST..................................  8
  36.            CALCULATING COST PER MILE/KILOMETER.....................  8
  37.            CALCULATING FUEL ECONOMY................................  8
  38.  
  39.          THE PRINT MENU............................................  8
  40.            PRINTING EXPENSE LOG....................................  8
  41.            PRINTING REPORT.........................................  8
  42.            PRINT BLANK EXPENSE FORM................................  8
  43.            PRINT REGISTRATION FORM.................................  8
  44.  
  45.          ESTIMATING ODOMETER/DATE..................................  9
  46.          REGISTRATION FORM......................................... 10
  47.  
  48.                                                           
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.                                                                    page  2
  57.  
  58.  
  59.                                   INTRODUCTION
  60.  
  61.               AUTO-MATE is a vehicle expense and maintenance
  62.          tracking system.  AUTO-MATE can track up to 10 user defined
  63.          expense categories, and up to 10 user defined maintenance
  64.          categories.
  65.               AUTO-MATE reminds you when maintenance is due. After
  66.          maintenance is completed, AUTO-MATE automatically calculates
  67.          when next maintenance is due.
  68.               AUTO-MATE tracks fuel economy, total cost by category,
  69.          cost per (mile/kilometer).  These items can be viewed in easy
  70.          to read graph form as well as text form.
  71.               AUTO-MATE can print a summary of expenses and fuel
  72.          economy, or it can print your entire data log for your
  73.          review.
  74.               AUTO-MATE can create any number of data files, making
  75.          this program ideal for, companies with large fleets, as well
  76.          as for the individual with a single vehicle.
  77.               AUTO-MATE is designed for ease of use.  I believe that
  78.          most of the features of this program are basically self
  79.          explanatory.  This manual is intended as a general overview
  80.          of the menu's,  and some of the special features that can be
  81.          employed.
  82.               I will update this documentation and the AUTO-MATE
  83.          program as I see fit from the feedback that I receive from
  84.          users of this program.
  85.               The shareware version of AUTO-MATE has all the features
  86.          of the registered version, plus the sometimes annoying
  87.          shareware screen.
  88.               If you have any comments or suggestions about AUTO-MATE
  89.          or this documentation, or find any "unexpected features" (I
  90.          hope I have eliminated most of them), please drop me a note.
  91.          If I use any of your suggestions, and you are among the first
  92.          five persons to note them, I will send you a free update
  93.          (shareware or registered copy, depending if you are a
  94.          registered user) with the new corrections and/or added
  95.          features.
  96.               If you find this program useful and plan to continue
  97.          using it after a 30 day trial period please register it. As a
  98.          registered user you will receive the latest version of this
  99.          program (without the shareware screen), notification of
  100.          future updates, and one free update.               
  101.               Also by registering this software you will encourage me
  102.          to update it, and to create more programs like it.  I have
  103.          spent many long hours writing, debugging, and documenting
  104.          this program and hope that users like yourself will find it
  105.          worth the small registration fee of $25.
  106.  
  107.               Thank you for your interest in AUTO-MATE.
  108.  
  109.              
  110.  
  111.  
  112.  
  113.              
  114.  
  115.                                                                     page 3
  116.  
  117.  
  118.                                  THE MAIN MENU
  119.  
  120.          LOAD FILE: This option allows you to open an existing data
  121.          file or create a new data file for another vehicle.
  122.  
  123.          EDIT/ADD DATA FILE: This option allows you to view, add, or
  124.          edit data file.
  125.  
  126.  
  127.          UPDATE CURRENT FILE: This option saves current work file to
  128.          disk.
  129.  
  130.          PRINT MENU: This option allows you to print expense logs,
  131.          reports, and blank expense forms.
  132.  
  133.          SETUP: This option allows you to setup parameters for
  134.          vehicle. This option should be used immediately after
  135.          creating a new data file.
  136.  
  137.          DOS SHELL: This option allows you to shell to Dos without
  138.          exiting this program.  To return to this program, type "EXIT"
  139.          at the dos prompt.
  140.  
  141.          QUIT PROGRAM: This option allows you exit program, and
  142.          returns you to dos.
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.                             CREATING A NEW DATA FILE
  148.  
  149.               From the MAIN MENU type 'L' (LOAD FILE).  You will be
  150.          prompted for the name of the file that you wish to open.
  151.          Upon opening file, you will be asked for information about
  152.          your vehicle, and a starting point to base maintenance
  153.          information on.
  154.  
  155.               The base information is used to calculate when next
  156.          maintenance is due.  Maintenance due is calculated by adding
  157.          the base information to the maintenance intervals found in
  158.          the Setup Menu.
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.              
  164.  
  165.                                                                     page 4
  166.                                                    
  167.                   
  168.                                  THE SETUP MENU
  169.  
  170.          CATEGORIES: This option allows you to define up to 10 expense
  171.          categories, also category to be used for fuel, and category
  172.          to be used for maintenance. (See DEFINING CATEGORIES)
  173.  
  174.          MAINTENANCE SCHEDULE: This option allows you to define up to
  175.          10 maintenance categories including frequency of service for
  176.          each. (See MAINTENANCE SCHEDULE SETUP)
  177.  
  178.          NEXT MAINTENANCE: This option allows you to enter the date
  179.          and odometer reading for next scheduled maintenance of user
  180.          defined maintenance categories. (See NEXT MAINTENANCE SETUP)
  181.  
  182.          VEHICLE INFORMATION: This option allows you to edit
  183.          information about your vehicle, including make, model, year
  184.          of vehicle, vehicle identification number, and license plate
  185.          number. When creating a new data file, you will be asked for
  186.          this information about your vehicle.
  187.  
  188.          GENERAL SETUP MENU: This option is used for miscellaneous
  189.          setup options that do not seem to fit into above categories,
  190.          including, but not limited to: measurement of fuel(U.S.
  191.          gallons or liters), Odometer measurement(miles, or
  192.          kilometers) and maintenance reminder options.
  193.  
  194.          SAVE AS DEFAULT: This option allows you to save current setup
  195.          parameters for data files to be created in the future, This
  196.          will save much of effort if items like expense categories,
  197.          and maintenance schedules are similar.  This option does not
  198.          change parameters for existing data files.
  199.  
  200.          QUIT TO MAIN MENU: This option returns you back to the main
  201.          menu.
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                               DEFINING CATEGORIES
  206.  
  207.                From Setup the menu type 'C' (CATEGORIES).  A listing
  208.          of the expense categories will appear.  You will be asked if
  209.          the information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit, if you
  210.          answer 'N', you will be asked which category you wish to
  211.          change.
  212.               If you change your mind, hit Esc key, otherwise type
  213.          number of category to change.
  214.               You will then be prompted for the new name of the chosen
  215.          category.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.                                                                     page 5
  222.  
  223.  
  224.                            MAINTENANCE SCHEDULE SETUP
  225.  
  226.          From the Setup menu, type 'M' (MAINTENANCE SCHEDULE).  A
  227.          listing of the maintenance categories will appear with their
  228.          respective maximum time and mileage intervals.  You will be
  229.          asked if the information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit,
  230.          if you answer 'N', you will be asked which maintenance
  231.          category you wish to change.
  232.               If you change your mind, hit Esc key, otherwise type
  233.          number of category to change.
  234.               You now will be prompted for the new name of the chosen
  235.          maintenance category, maximum interval in months that
  236.          maintenance is to be performed, and maximum interval in miles
  237.          or kilometers that maintenance is to be performed.
  238.  
  239.  
  240.                              NEXT MAINTENANCE SETUP
  241.  
  242.              From the Setup menu, type 'N' (NEXT MAINTENANCE).  A
  243.          listing of the maintenance categories will appear with their
  244.          due dates, and due mileages.  You will be asked if the
  245.          information is correct, 'Y' or 'Esc' will exit, if you answer
  246.          'N', you will be asked for number of category to edit.
  247.               If you change your mind, hit Esc key to exit, otherwise
  248.          type number of category to edit.
  249.               You will now be asked for the date that this maintenance
  250.          is to be performed by (use mo/da/yr format to enter date),
  251.          and then maximum mileage for maintenance to be performed by.
  252.  
  253.  
  254.                           EDITING VEHICLE INFORMATION
  255.  
  256.               From the Setup menu, type 'V' (VEHICLE INFORMATION).
  257.          You will now be asked for vehicle make, model, model year,
  258.          vehicle identification number, and license plate number.
  259.  
  260.  
  261.                                  GENERAL SETUP
  262.  
  263.               From the Setup menu, type 'G' (GENERAL SETUP). You will
  264.          now be presented with odometer unit of measure, fuel unit of
  265.          measure, number of days warning before scheduled maintenance,
  266.          and number of miles/kilometers warning before scheduled
  267.          maintenance.  You will be asked if information is correct,
  268.          'Y' or Esc will exit, if you answer 'N' you will asked for
  269.          number of item to change.
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.                                                                     page 6
  277.  
  278.  
  279.                        SETTING UNIT OF MEASURE FOR ODOMETER
  280.  
  281.               From General setup (when asked if information correct),
  282.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  283.          left of items.  Press '1'(for odometer unit of measure). You
  284.          will now be asked to choose either M (for miles), or K (for
  285.          kilometers).
  286.  
  287.                         SETTING UNIT OF MEASURE FOR FUEL
  288.  
  289.               From General setup (when asked if information correct),
  290.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  291.          left of items.  Press '2'(for fuel unit of measure). You will
  292.          now be asked to choose either G (for U.S. gallons),  or L
  293.          (for liters).
  294.  
  295.                        SETTING MAINTENANCE WARNING ALARM
  296.  
  297.               From General setup (when asked if information correct),
  298.          type 'N' (NO). A column of menu selections will pop up at
  299.          left of items.  Press '3'(for number of days before scheduled
  300.          maintenance) o '4'(for number of miles/kilometers before
  301.          scheduled service). You will now be asked to enter the
  302.          desired warning.
  303.  
  304.                      EDIT/ADD/VIEW MENU ADD DATA TO EXPENSE
  305.  
  306.          FILE: This option allows you to add new data to expense file.
  307.          (See ENTERING NEW DATA)
  308.  
  309.          VIEW/EDIT EXPENSE FILE:  This option allows you to view,
  310.          edit, and delete data items. (See  VIEWING DATA, EDITING
  311.          DATA, & DELETING DATA)
  312.  
  313.          CALCULATE DATA FOR VEHICLE: This option allows you to
  314.          calculate expenses, and fuel economy for vehicle.
  315.  
  316.          QUIT TO MAIN MENU: This option returns you back to the main
  317.          menu.
  318.  
  319.                                ENTERING NEW DATA
  320.  
  321.               From the EDIT/ADD menu, type 'A'("ADD DATA TO EXPENSE
  322.          FILE").
  323.               You will be asked for the expense category in which to
  324.          log data.  Type the number of the desired category to edit.
  325.  
  326.               You will now be prompted for the date (use mo/da/yr
  327.          format), odometer reading, description (up to 50 characters),
  328.          and cost.
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                                                     page 7
  335.  
  336.  
  337.          If AUTO-MATE cannot locate a valid place in the expense file
  338.          for date and odometer readings you will be presented with the
  339.          following options: (see ESTIMATING ODOMETER/DATE)
  340.  
  341.               O: Enter new odometer reading
  342.               D: Enter new date
  343.               1: Estimate odometer(based on date)
  344.               2: Estimate date(based on odometer)
  345.               Esc: Cancel entry
  346.  
  347.          If maintenance is due soon or overdue AUTO-MATE will alert
  348.          you of this condition before returning to menu.
  349.  
  350.  
  351.  
  352.                                   VIEWING DATA
  353.  
  354.          From EDIT/ADD/VIEW Menu, type 'V' (View data file).  You will
  355.          now see a window with up to five items listed within.  To
  356.          scroll items in window one item at a time, press up/down
  357.          arrow keys.  To scroll items a page at a time, press <pg dn>/
  358.          <pg up> keys. You can also use right/left arrow keys to
  359.          scroll by page, <Home> to go to beginning of file, and <End>
  360.          to go to end of file.
  361.  
  362.          GOTO:  This option will allow you to go directly to a desired
  363.          item in your file by record number, odometer reading, or by
  364.          date.
  365.               To goto a particular item, press 'G' (Goto) from VIEW
  366.          MENU, you will now be prompted for method of search (by
  367.          record, by date, or by odometer).  Enter desired method.  You
  368.          will now be prompted for the item to search for.
  369.              If you want to search by date or odometer, you do not
  370.          need to know the exact information, AUTO-MATE will find the
  371.          items that are closest to the information you enter.
  372.  
  373.  
  374.                                   EDITING DATA
  375.  
  376.                To edit an item, press 'E' (Edit) from the VIEW MENU,
  377.          you will now be asked for the record number of the item you
  378.          wish to edit.  Upon entering record number, you will now be
  379.          shown the item plus a column of options to the left.  To edit
  380.          a field, press the number that corresponds to that field.
  381.          When you are satisfied with the item, press Esc to return to
  382.          the VIEW MENU.
  383.  
  384.       
  385.       
  386.       
  387.                                                                     page 8
  388.                                              
  389.  
  390.                                  DELETING DATA
  391.  
  392.               To delete an item, press 'D' (Delete) from the VIEW
  393.          MENU, you will now asked for the record number of the item
  394.          you wish to delete.  Upon entering record number, you will
  395.          now be shown the item, and then asked to verify that you wish
  396.          to delete it.  If you decide not to delete the item, press
  397.          'N' or Esc, this will return you back to the VIEW MENU.
  398.  
  399.          Note: After deleting an item, the items following it
  400.          automatically be moved up to fill in the gap left by the
  401.          deleted item.
  402.  
  403.                                THE CALCULATE MENU
  404.  
  405.          CALCULATE TOTAL COST BY CATEGORY: This option allows you to
  406.          analyze total cost of operating vehicle in up to 10 user
  407.          defined categories.
  408.  
  409.          CALCULATE COST PER MILE/KM BY CATEGORY: This option allows
  410.          you to analyze cost per mi/km in up to 10 user defined
  411.          categories.
  412.  
  413.          CALCULATE FUEL ECONOMY: This option allows you analyze fuel
  414.          consumption in (miles or kilometers) per (gallon or liter).
  415.          Includes overall average, average of 10 most recent fuel
  416.          entries, and last fuel entry.
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.                                    PRINT MENU
  423.  
  424.          PRINT LOG: This option allows you to print a detailed log of
  425.          you entire vehicle file.
  426.  
  427.          PRINT REPORT: This option allows you to print a report that
  428.          includes cost by category (total cost and cost per mi/km),
  429.          information about next maintenance schedule, and fuel
  430.          economy.
  431.  
  432.          PRINT BLANK EXPENSE FORM:  This option prints blank expense
  433.          forms that can be carried in your vehicle to log expenses,
  434.          such as fuel, to be logged into AUTO-MATE at a later time.
  435.  
  436.  
  437.       
  438.  
  439.                                                             
  440.                                                                     page 9
  441.       
  442.  
  443.                             ESTIMATING ODOMETER/DATE
  444.  
  445.          If you know only the odometer or date (not both), you may
  446.          elect to enter the known factor, erroneous data for unknown
  447.          factor (this will give you the option to estimate).
  448.  
  449.          If target of known factor falls prior to first entry,
  450.          estimated factor will be same as that of first entry.
  451.  
  452.          If target of known factor falls later than latest entry,
  453.          estimated factor will be same as that of latest entry.
  454.  
  455.          For these reasons, it is not recommended that you have
  456.          Vehicle Manager estimate items that fall into these ranges.
  457.  
  458.          Also, because estimates are derived by calculating averages,
  459.          future entries with valid data may conflict with the
  460.          estimated data.  If this happens you may need to edit the
  461.          estimated data. (see EDITING DATA)
  462.  
  463.          For reasons of accuracy it is always best if you have the
  464.          exact data.
  465.  
  466.          Note: On my personal vehicle file (because of lack of data),
  467.          I had to estimate much of the information.  I did this by
  468.          entering all of the known items first, then letting Auto
  469.          manager estimate the rest, making sure known date or mileage
  470.          item's were within range of current data file.
  471.                                                             
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.                                                                    page 10
  477.  
  478.                                                                        
  479.      ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  480.      │                                                                    │
  481.      │                    AUTO - MATE REGISTRATION FORM                   │
  482.      │                                                                    │
  483.      │           Mail this form along with check or money order           │
  484.      │                    for $25.00 in U.S. funds to:                    │
  485.      │                                                                    │
  486.      │                              John Ray                              │
  487.      │                           P.O. Box 3021                            │
  488.      │                         El Monte, CA 91733                         │
  489.      │                                                                    │
  490.      │                                                                    │
  491.      │    Name:                                                           │
  492.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  493.      │    Address:                                                        │
  494.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  495.      │    City:                             State:       Zip:             │
  496.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  497.      │    Where did you acquire this copy of AUTO - MATE?                 │
  498.      │                                                                    │
  499.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  500.      │                                                                    │
  501.      │                     COMMENTS AND SUGGESTIONS:                      │
  502.      │                                                                    │
  503.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  504.      │                                                                    │
  505.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  506.      │                                                                    │
  507.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  508.      │                                                                    │
  509.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  510.      │                                                                    │
  511.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  512.      │                                                                    │
  513.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  514.      │                                                                    │
  515.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  516.      │                                                                    │
  517.      │    ───────────────────────────────────────────────────────────     │
  518.      │                                                                    │
  519.      │            Thank you for your interest in AUTO MATE.               │
  520.      │                                                                    │
  521.      │            For your $25.00 registration fee, you will              │
  522.      │            receive the latest version of AUTO - MATE,              │
  523.      │            notification of future updates, and one                 │
  524.      │            free future update.                                     │
  525.      │                                                                    │
  526.      │                                                                    │
  527.      │                                                                    │
  528.      └────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544. W x P
  545. 
  546.